MACAM-MACAM DEPARTEMEN DALAM PUBLIC RELATIONS

BAB I

PENDAHULUAN

A.          Latar Belakang

Dalam mencapai tujuan suatu organisasi, selain perlu adanya prinsip manajemen yang meliputi planning, organizing, actuating dan controlling, perlu adanya hubungan yang baik ebtah dari sektor internal atau sektor eksternal. Sektor internal yang meliputi orang-orang didalam organisasi tersebut, sementara sektor hubungan eksternal yang meliputi orang-orang suatu organisasi dengan lingkungan luarnya seperti umumnya masyarakat.Agar citra dari organisasi tersebut dikenal secara baik oleh lingkungan sekitarnya.Karna tidak bisa dipungkiri bahwa kitapun sebagai manusia tidak bisa lepas dari hubungan sosial, maka dari itu disebut sebagai makhluk sosial.Selain melakukan hubungan secara vertikal tepatnya hubungan dengan Tuhan, dan hubungan secara horizontal tepatnya hubungan kepada sesama manusia.Hubungan ini pun memiliki departemennya masing-masing, sebagai bentuk spesifikasi/spesialisasi kerja dalam ruang lingkup suatu organisasi.

B.           Rumusan Masalah

1.      Apa saja macam-macam public relations?

2.      Apa saja macam-macam departemen dalam public relations?

C.          Tujuan

1.      Mengetahua macam-macam public relations;

2.      Mengetahui macam-macam departemen dalam public relations.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Macam-Macam Publik Relations

Perkembangan bidang dan ilmu kehumasan semakin tahun semakin baik.Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyak permasalahan manajemen yang terselesaikan dengan kehumasan.Humas sendiri telah memasuki bermacam-macam sector seperti sosial, bisnis dan industry, pendidikan, kesehatan, politik, pemerintahan, telah menggunakan humas sebagai bagian dari manajemen mereka.Penerapan dalam sector-sektor tersebut, dapat dianalogikan dengan munculnya bermacam-macam humas.Arti penting suatu departemen PR meliputi semua bentuk organisasi selalu melakukan kegiatan PR. Kegiatan PR merangkum kegiatan-kegiatan yang jauh lebih luas dari pada kegiatan periklanan Departemen PR memiliki fungsi sebagai media yang menjadi pusat informasi dan komunikasi bagi perusahaan dalam berinteraksi dengan lingkungannya. Jika perusahaan belum memiliki departemen PR, maka bisa menyewa/menggunakan jasa  konsultan PR untuk kegiatan tertentu saja. Mengontrak jasa konsultan PR secara permanen menyewa jasa konsultan PR untuk memberi masukan atau bimbingan untuk menentukan /mendirikan departemen PR yang baru di perusahaan

Bila perusahaan sudah memiliki departemen PR, dapat juga memanfaatkan jasa konsultan PR untuk menambah wawasan dan kemampuan personil PR perusahaan.

Ukuran besar/kecilnya suatu departemen PR, Besar kecilnya departemen PR suatu perusahaan tergantung tiga hal, yaitu :

1.               Ukuran atau besar kecilnya perusahaan itu sendiri;

2.               Nilai PR atau arti penting keberadaan departemen PR bagi perusahaan;

3.               Karakteristik khas PR yang berbeda-beda bagi masing-masing perusahaan.[1]

SDM/ Staf PR dalam departemen yakni meliputi Manajer PR, Asisten Manajer PR, Editor Internal, Pengelola kunjungan keorganisasi lain, Fotografer, Petugas publikasi dan media cetak, Pejabat pers, Staff ahli PR.

1.      Humas Pemerintahan

                  Selain keluar humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dam saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat

akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan.[2]

Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik”yang melekat dalam setiap program pemerintah antara lain segagai berikut :

a.       Program pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.

b.      Seringkali hasilnya abstrak,yang sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

c.       Program pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya. Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakat mengenai permasalahan mereka.

Karakterstik itulah yang dapat dijadikan latar belakang mengapa humas pemerintahan perlu diterapkan dan dikembangkan secara professional.Namun tugas yang berat tersebut ternyata masih ditambah dengan hambatan penerapan humas yang ideal di pemerintahan.

2.      Humas Industri dan bisnis

Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal di atas dan masyarakat sebagai sasaran market industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk memperhatikan dan melibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka. Sehingga ada hubungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas.Mereka berdua pada akhirnya memiliki kesadaran dan tanggung jawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan, konservasi alam dan ekonomi. Dari sisi manajemen (perusahaan),hal ni memerlukan perhatian yanh lebih untuk senantiasa memberitahu masyarakat terhadap masalah-masalah, alasan-alasan dan pembenaran atas keputusan-keputusan manajemen. Sebaliknya, mereka juga harus mengetahui lebih banyak tentang masyarakat dan kepentingan mereka atau kepentingan golongan- golongan khusus, yakni yang dapat mempengaruhi dampak terhadap industri dan bisnis.

Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industri dan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan terapan marketing PR hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan.

3.      Humas Sosial

a.      Humas penegak hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalam hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hukum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

b.      Humas Profesi

Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Kampanye kesehatan, sadar hukum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan terobosan-terobosan baru hasil penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita, produksi dan pemutaran film-film profesi adalah contoh penerapan humas profesi dokter, pengacara, waatawan, artis dan sebagainya.

c.       Humas Organisasi Sukarela

Peranannya untuk merancang suatu program humas yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.

d.      Humas organisasi Internasional

Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, tukar-menukar di bidang pendidikan dan sebagainya.Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting.

Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antarnegara adalah adanya konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara. Humas organisasi internasional menghadapi problema yang sama dengan organisasi lainnya, namun medannya jauh lebih luas.[3]

B.     Depertemen-Departemen dalam Public Relations

1.      Departemen Humas Internal

Kegiatan yang Departemen Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Departemen Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya

Melalui Departemen Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Departemen internal adalah struktur yang paling umum untuk melayani  kebutuhan organisasi akan PR. Ukuran, peran dan tempat departemen di bagian perusahaan bervariasi antara satu perusahaan dan organisasi lainnya ( Cutlip, Center&Broom )

Departemen internal setidaknya mempunyai empat factor yang medukung :

1.      Keanggotaan tim : keanggotaan tim adalah kelebihan   terbesar dari departemen ini dibandingkan penasihat dari luar. Pada beberapa perusahaan ruang kerja manajer PR bersebelahandenganruangkerja CEO. Kekerapankontakantaradepartemen PR dan  manajemen puncak lebih merupakan peraturan ketimbang perkecualian. Hubungan kerja yang erat antara departemen PR dengan CEO membangun keyakinan, kepercayaan.

2.      Pengetahuan tentang organisasi ,berarti pengetahuan yang mendalam dan terkini karena status sebagai orang dalam. Anggota staf mengetahui hubungan antara individu-individu dan departemen-departemen serta sepenuhnya menyadari akan adanya arus bawah pengaruh dan politik internal. Mereka juga dapat menghubungi orang-orang penting untuk membuat keputusan dan menghindari mereka yang menempatkan ambisi dan kepentingan pribadi atas kepentingan perusahaan dan umum. Mereka menyadari siapa yang dapat berfungsi sebagai juru bicara yang mampu dan pandai mengemukakan jalan pikirannya.

3.      Penghematan perusahaan karena banyaknya program yang dijalankan. Penghematan berasal dari biaya operasional yang lebih rendah dan intergrasi yang efisien di dalam perusahaan. Ketika kebutuhan akan PR berlanjut, seperti yang dijumpai pada kebanyakan perusahaan, maka staff permanaen lebih efektif biayanya dibandingkan jasa konsultan dari luar.

4.      Ketersedian tenaga kerja. Ketersediaan praktisi staff mempunyai banyak sisi. Jika ada sesuatu yang tidak beres, praktisi hanya berjarak sejengkal  untuk bertemu langsung dengan para pejabat organisasi. Ketersediaan juga berarti selalu siap untuk semua departemen, divisi dan unit operasi. Anggota staff biasa dipanggil menghadiri rapat dengan pemberitahuan singkat.

Sedangkan yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri.Dalam dunia bisnis PR, Departemen Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan.Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya.  Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.

Dengan adanya Departemen public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal.Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

a.         Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan).

Kegiatan Departemen public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya.Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal.Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorang PRO haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya

b.      Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)

Kegiatan yang dilakukan  Departemen public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum.Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan.Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, seperti:

1)        Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan

2)        Uang Resiko Jabatan

3)        Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.

4)        Koordinasi kerja antar bagian

5)        Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi kepentingan dinas

6)        Rumah dinas, dsb.

c.       Manager Relations (hubungan dengan para manajer)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak.

2.      Departemen Humas eksternal

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi melalui Departemen publik ekstern secara informatif dan persuasif.Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya.Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan yang dilakukan oleh Departemen external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan Departemen external public relations seperti :

a.                  Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya

b.                  Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik

c.                  Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan

d.                 Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif

e.                  Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

f.                   Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya

g.                  Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan

citra baik atas perusahaan dimata publiknya.

BAB III

PENUTUP

A.                SIMPULAN

1.      Macam-Macam Publik Relations yakni terdiri dari Humas Pemerintahan, Humas Industri dan bisnis dan,Humas Sosial yang meliputi Humas penegak hukum, humas profesi, humas organisasi sukarela, humas organisasi internasional.

2.      Depertemen-Departemen dalam Public Relations yakni terdiri dari Departemen Humas Internaldan Departemen Humas eksternal.

3.      Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers,meliputi : hubungan dengan karyawan dan hubungan dengan pegang saham.

DAFTAR PUSTAKA

 F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT Gramedia, 1996

Septian.Organisasi public relation. Septianludy.blogspot.co.id/2014/07organisasi-public-relation. Di akses 04 April 2016 pukul 19.00

Refaistiana.Macam-macam humas.Refaistiana. Blogspot.co.id/2014/10/macam-macam-humas.html. di akses 29 maret 2016 pukul 17.35

Anggoro, M. Linggar. Teori profesi kehumasan.Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005

 

---

[1]Septian.Organisasi public relation. Septianludy.blogspot.co.id/2014/07organisasi-public-relation. Di akses 04 April 2016 pukul 19.00

[2]Anggoro, M. Linggar. Teori profesi kehumasan.Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005

[3]Refaistiana.Macam-macam humas.Refaistiana. Blogspot.co.id/2014/10/macam-macam-humas.html. di akses 29 maret 2016 pukul 17.35